Servicios de gestión de documentos
Tome el control de sus datos
Cualquier información sólo es útil si se puede acceder a ella de forma segura, cuando se necesita. Y en eso consiste la gestión de documentos, o gestión de documentos electrónicos (EDM). Se trata de los sistemas y procesos utilizados para capturar, almacenar, gestionar, rastrear y recuperar digitalmente los documentos de la forma más rápida y eficiente posible.
No es un concepto nuevo, los sistemas de gestión de documentos existen desde hace muchos años. Pero con la cantidad de información que se crea cada día alcanzando niveles asombrosos, unos 2,5 quintillones de bytes al día en 2020*, y la necesidad de acceder a la información en un entorno de trabajo híbrido, nunca ha sido tan importante.
Cada día, las empresas crean contratos, facturas, propuestas y muchos otros documentos tanto en formato digital como impreso, todos ellos fundamentales para su funcionamiento. Sin embargo, mucha de esta información puede acabar enterrada en sistemas personales, archivadores o "silos de datos" departamentales, por lo que puede ser difícil acceder a ella y gran parte de su valor potencial simplemente se pierde.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc
Las soluciones eficaces de gestión de documentos le permitirán:
- Captura y organización de documentos: cualquier información procedente de cualquier fuente, como el correo electrónico, las impresoras, las fotocopiadoras o los sistemas de oficina, puede capturarse digitalmente, clasificarse y almacenarse de forma segura.
- Controlar el acceso y aumentar la transparencia: se pueden aplicar reglas para garantizar que sólo las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado.
- Aumentar y agilizar la colaboración: todo el mundo puede compartir y revisar los mismos documentos para tener siempre la versión más reciente y actualizada.
- Mantener una infraestructura documental consistente - para que la información pueda ser compartida con otros sistemas, como ERP, CRM y aplicaciones financieras.
- Gestionar la información de forma más segura: los documentos pueden controlarse de forma centralizada y protegerse del acceso no autorizado.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa: los registros de auditoría y las herramientas de firma digital ayudan a garantizar el cumplimiento de la normativa.
Convertir los documentos en decisiones
Como parte de la cartera de gestión de documentos e impresión de Sharp, nuestras soluciones de flujo de trabajo ayudan a todos los miembros del equipo a mejorar la eficiencia agilizando las tareas manuales y repetitivas. Le permiten capturar documentos e iniciar un flujo de trabajo para enviarlos directamente y de forma segura a la persona, aplicación o función empresarial que los necesita.
En la nube o en sus propios servidores, nuestro software de gestión de documentos también hace que la información crítica para la empresa esté disponible para los empleados autorizados en cualquier momento y lugar desde casi cualquier dispositivo, incluidos los teléfonos y las tabletas.
Mejorar la productividad y controlar los costes
Al permitirle capturar digitalmente y almacenar y compartir de forma segura mucha más información de su empresa, nuestras soluciones seguras de gestión de documentos y flujos de trabajo pueden ayudarle:
- Trabajar de forma más eficiente: agilizando los procesos empresariales, reduciendo los errores y permitiendo un acceso rápido a los documentos.
- Reducir los costes: completando las tareas más rápidamente, reduciendo la cantidad de impresiones y minimizando el espacio de archivo en papel.
- Mejorar los procesos de auditoría y cumplimiento: con una trazabilidad clara y una recuperación más rápida de todos los documentos relevantes.
- Aumentar la seguridad de los documentos, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a la información.
- Desbloquear nuevas perspectivas y oportunidades de ingresos: con un intercambio y una consolidación de datos más eficaces.
- Ofrecer una mejor experiencia al cliente, gracias a la rápida recuperación de la información pertinente al gestionar las consultas.
