Impulsa la productividad: Ocho consejos para levantar la moral en un equipo de trabajo híbrido

Trabajar desde distintos lugares es ahora la norma en muchas empresas. Y sea cual sea la ubicación, la comunicación es clave. Sin embargo, las capacidades tecnológicas menos que ideales están afectando a la productividad. Según nuestro estudio, el 27 % de las pymes europeas afirma que la falta de habilidades con Office 365 está afectando a la productividad.

Las pymes necesitan establecer canales claros de comunicación entre los equipos. Ya se trate del tipo de plataformas que se utilizan, los tiempos de respuesta o la disponibilidad, los empleados deben saber qué se espera de ellos y disponer de las herramientas adecuadas para trabajar con eficacia. Por supuesto, esto significa que cuando se incorporen nuevos canales de comunicación o se aumente el uso de Microsoft 365, debe impartirse la formación pertinente.

No todo el mundo tendrá la misma experiencia con el trabajo híbrido. A alguien con más conocimientos tecnológicos puede resultarle más fácil adaptarse rápidamente, mientras que otros pueden necesitar más orientación durante el proceso. Por eso es importante consultar siempre a todo el equipo y evaluar cuándo y dónde se necesita ayuda.
 

¿Le preocupa la nueva tecnología que ha introducido su empresa? ¿Qué opina su equipo de la implantación de software basado en IA? Abrir oportunidades para que diferentes personas compartan sus opiniones, ya sean problemas o experiencias positivas, es una buena forma de saber si las nuevas formas de trabajar funcionan realmente. También es una forma ideal de tantear el terreno con cualquier novedad que se introduzca, sobre todo en lo que respecta al uso de la IA.

Los empleados se benefician de la flexibilidad del trabajo híbrido, pero la irregularidad de las rutinas y la multiplicidad de entornos pueden repercutir en la productividad. Para hacer frente a esta situación sin añadir una presión no deseada, es importante explorar técnicas de gestión del tiempo.

Incluir pausas regulares en la jornada laboral de un empleado -ya sea en casa o en el lugar de trabajo- puede ser bueno para mejorar la concentración y la productividad durante el trabajo. Mientras que los descansos frecuentes también pueden ayudar a reducir el estrés y mantener la motivación, la implementación de herramientas como Microsoft Planner puede ayudar a mantener el trabajo organizado y las expectativas transparentes. Al mismo tiempo, la utilización de tecnología de IA para las tareas diarias no solo puede ayudar a agilizar la programación y la gestión de proyectos, sino que también ayuda a los empleados a ahorrar tiempo, lo que les permite centrarse en ser productivos en otras áreas de trabajo.

Las nuevas tecnologías, con todas las ventajas que pueden aportar, pueden crear ansiedad entre los empleados a la hora de utilizarlas. Esta incertidumbre y desconocimiento pueden tener un impacto directo en la productividad. Con una brecha de competencias digitales cada vez más presente en toda Europa, la formación tecnológica eficaz nunca ha sido más necesaria en las empresas.

Para cualquier tecnología o plataforma nueva, es fundamental programar sesiones de formación en persona para que los empleados dispongan de tiempo y espacio para adaptarse. Según nuestro estudio, una cuarta parte (25%) de las pymes menciona la capacidad de los empleados para utilizar software como uno de los mayores retos a los que se enfrentarán en los próximos 12 meses desde el punto de vista tecnológico. Los servicios de consultoría informática pueden ayudar a los empleados a estar al tanto de las últimas tecnologías y programas informáticos y a sacarles el máximo partido. 

Las sesiones de formación presenciales son una buena manera de explicar lo que hace la nueva tecnología. Pero, a veces, lo que realmente se aprende es a utilizarla. Y lo más probable es que no todos los empleados de un equipo puedan enfrentarse a la nueva tecnología con facilidad.
 

Contar con tutores nativos en tecnología, o "compañeros tecnológicos", puede ayudar a aliviar parte de la presión de las dificultades individuales. Emparejar a tus empleados menos capacitados digitalmente con aquellos que viven y respiran tecnología es una forma estupenda no solo de mantener la productividad de los equipos, sino también de fomentar los vínculos sociales.

A medida que el trabajo diario y la comunicación en equipo se han ido trasladando a Internet, cada vez es más importante encontrar la configuración adecuada para permitir la colaboración. Y con la tecnología disponible hoy en día, no debería importar si un equipo está sentado en la misma habitación o comunicándose desde distintos continentes.

Sin embargo, el 32% de las PYME encuestadas afirma que la falta de conocimientos sobre aplicaciones (por ejemplo, software de videoconferencia) ha tenido un impacto negativo en la productividad cuando se trabaja desde casa. Para evitar cualquier interrupción de la colaboración -y de la productividad-, merece la pena implantar las herramientas digitales que pueden mejorar la productividad y unir a los equipos. Y hoy en día existe una amplia gama de soluciones audiovisuales que pueden aprovecharse para garantizar experiencias de colaboración coherentes, tanto si los empleados trabajan desde la sala de reuniones como desde su dormitorio.

La experiencia de trabajo a distancia de una persona puede no ser la misma que la de otra. Una "oficina en casa" para alguien puede ser tan buena como el lugar de trabajo, pero para otra persona puede estar llena de distracciones. Y si trabajar a distancia es una expectativa para los empleados, la productividad puede verse afectada. De hecho, más de un tercio (35%) de las pymes considera que la instalación de mesas o escritorios en casa es un problema para la productividad.

En lo que respecta a las políticas de trabajo a distancia e híbrido, asegúrate de adaptarlas a cada persona, en lugar de tener un acuerdo general para todos. También es importante dar a los empleados las mismas oportunidades de trabajar en casa que en el lugar de trabajo. Dado que el 39% cita la banda ancha doméstica como un obstáculo para la productividad del trabajo remoto, asegúrese de que los empleados tengan acceso al soporte técnico adecuado desde dondequiera que trabajen.

No es sorprendente que los entornos de trabajo negativos puedan fomentar experiencias laborales negativas. Y cuando se trata de actitudes hacia el trabajo, es poco probable que quienes han tenido una mala experiencia sean productivos. Para mantener alta la moral, las pequeñas victorias -ya sea obtener una buena respuesta del cliente o alcanzar un objetivo diario- deben celebrarse de la misma manera que las grandes. 

Convierta sus entornos de trabajo y su cultura en un espacio seguro que celebre el éxito a medida que se produce y fomente la exploración. Cuanto más sepan los empleados que lo están haciendo bien, más probabilidades habrá de que mantengan ese nivel en el futuro. Y como los errores ocurren, tener este tipo de cultura ayuda a la gente a saber que cometer errores está bien, y puede crear oportunidades de aprendizaje positivas.