Países Bajos - El grupo escolar Pantarijn ha empezado a utilizar recientemente varias impresoras multifunción (MFP) de Sharp para optimizar los trabajos de impresión de su personal y sus alumnos. Además, la institución educativa utiliza un software de acompañamiento para organizar los pagos de los trabajos de impresión. Pantarijn buscaba un proveedor de soluciones documentales que no sólo ofreciera productos de la mejor calidad, sino que también fuera capaz de integrar sus equipos con la solución de pago existente en Pantarijn para ofrecer a los estudiantes y al personal una experiencia perfecta.
Grupo escolar integral Pantarijn
El grupo escolar integral Pantarijn es una institución de educación secundaria que ofrece diferentes tipos de enseñanza, desde la educación práctica hasta la escuela preparatoria para la universidad, distribuida en cinco localidades de la región de Wageningen. Cuenta con más de 350 empleados que imparten clases a un total de 3.000 alumnos. En sus actividades diarias y cursos, utilizan mucho las impresoras, por ejemplo, para imprimir los deberes o escanear y copiar bibliografía.
Mismo sistema, diferentes ubicaciones
Pantarijn utiliza varios equipos multifunción e impresoras para realizar los trabajos de impresión necesarios en sus cinco sedes. También ha establecido un enlace de software con Inepro, un sistema que consta de una solución de pago y un "sistema de seguimiento" automatizado. Wilfred Hanekamp, director de servicios de Pantarijn, ilustra las ventajas que ofrece este enlace: "Todos los estudiantes y el personal tienen una tarjeta que les permite imprimir documentos en cualquier impresora multifunción. La impresora reconoce al usuario y luego determina si tiene los derechos para realizar la tarea".
El sistema de pago se ha diseñado específicamente para los estudiantes y el personal. Se les asigna un saldo anual para realizar sus tareas de impresión. El personal de Pantarijn puede hacer un uso ilimitado de su tarjeta en todas las soluciones de impresión del grupo escolar. Sus impresiones son registradas por el sistema de administración.
Seguimiento a distancia
En el pasado, las impresoras de Pantarijn procesaban 5,5 millones de impresiones al año. Esta cifra se ha reducido a 3,5 millones. La gran mayoría de los trabajos son impresiones en blanco y negro en papel de tamaño A4. Durante la colaboración, se decidió que Sharp supervisara el uso de las impresoras a distancia. Esto permite a la empresa comprobar si hay algún problema con los equipos multifunción y tomar medidas inmediatas cuando sea necesario. Sharp también mide el uso de los cartuchos y envía cartuchos nuevos cuando se agota el tóner. Hanekamp: "Esto significa que no tenemos nada de qué preocuparnos a la hora de gestionar las impresoras y que Pantarijn tiene la seguridad de que los consumibles se reponen a tiempo. Esto funciona muy bien".
La mejor combinación
Pantarijn buscaba un proveedor con soluciones que pudieran vincularse a sus sistemas actuales. "Cuando terminó nuestro contrato con el anterior proveedor, decidimos convocar una licitación europea, porque queríamos ver qué posibilidades ofrecían otros proveedores", dice Wilfred Hanekamp. "Durante la licitación, Sharp estuvo entre las mejores opciones. Uno de los
los requisitos era que la tecnología pudiera integrarse perfectamente con las soluciones existentes de Inepro. Además, el precio también era un factor importante. Al final, hablamos con cuatro partes, de las cuales Sharp ofrecía la mejor relación calidad-precio y flexibilidad".
Prueba de concepto
Andy Papenhuyzen, director de cuentas de Sharp, recuerda la implantación: "Empezamos por crear una prueba de concepto. Durante esta etapa, vinculamos la solución de pago a nuestros sistemas y la probamos exhaustivamente. Esto nos permitió resolver de antemano una serie de problemas existentes".
"Hemos tenido muy pocos problemas con el sistema desde que lo implantamos", añade Hanekamp. "Acordamos que se comunicarían los defectos importantes, pero no se ha producido ninguno. Los problemas menores podían resolverse inmediatamente utilizando los manuales o llamando a un experto de Sharp."
Sharp se encarga de gestionar y asegurar la flota de impresoras. Las MFP están equipadas con un kit de seguridad de datos, que las protege contra los ciberataques. Además, la autenticación obligatoria y las contraseñas garantizan que los trabajos de impresión sólo sean visibles para la persona autorizada.
Resultados perfectos y usuarios contentos
"Hemos observado que nuestro personal y nuestros estudiantes están muy satisfechos con el sistema, las impresoras y los equipos multifunción", afirma Hanekamp. "Por lo general, los usuarios se quejan inmediatamente si la tecnología no funciona correctamente, pero nuestro servicio de atención al cliente rara vez recibe preguntas sobre el funcionamiento de las impresoras y los equipos multifunción. Eso es una buena señal".
"Estamos contentos con esta colaboración. Desde que se implantó el sistema, ya se han pedido nuevas impresoras y equipos multifunción", concluye Hanekamp. "Hemos sustituido todos los equipos antiguos por productos Sharp durante la implantación y estamos muy satisfechos con ello. Los productos son de buena calidad y apenas funcionan mal".
