Sharp ha ayudado a Coface Hungría a mejorar el control de sus procedimientos de gestión de documentos y a reducir sus costes operativos.
Coface es una compañía de seguros reconocida a nivel mundial con presencia en 99 países y con capacidad para prestar servicios a sus clientes en más de 200 países.
Invirtió en el sistema de gestión de impresión de Sharp para gestionar el flujo de trabajo de los documentos sensibles en su oficina de Hungría, donde tiene 60 empleados y presta servicios a cientos de clientes. Con miles de documentos procesados mensualmente, la seguridad de los documentos es de vital importancia en cada etapa del ciclo de vida de los documentos.
"Estábamos buscando una solución de gestión de impresión rentable que nos permitiera manejar con seguridad los documentos sensibles para nuestros clientes. La solución de Sharp ciertamente lo ha logrado". Szilárd Pozsgai, Jefe de TI, Coface Hungría
Sharp ha ayudado a Coface Hungría a mejorar el control de sus procedimientos de gestión de documentos y a reducir sus costes operativos. La solución de gestión de impresión de Sharp ha mejorado tanto la seguridad de los documentos como los procesos de impresión internos, al tiempo que ha reducido los costes operativos de la oficina.
El reto
Como parte del sector de los seguros, Coface comenzó a buscar activamente una solución que le permitiera manejar de forma segura los documentos sensibles en nombre de sus clientes.
La solución ideal proporcionaría a su equipo de TI un control total del entorno de impresión, mostrando quién utilizaba qué impresora multifunción y cuándo. Los informes harían un seguimiento de los costes y ayudarían a desplegar el multifuncional adecuado en las áreas seleccionadas.
Coface necesitaba que cualquier persona pudiera conectarse a la impresora multifunción, pero sólo imprimiría el trabajo solicitado si el empleado tenía la autorización adecuada y el crédito suficiente.
La empresa también quería restringir el acceso a determinadas funciones del equipo multifunción, como la copia en color, y limitar el número de páginas que puede imprimir cada usuario. También necesitaban un equipo multifunción con un software que pudiera ampliarse en función de las necesidades futuras.
La solución
Sharp basó su solución en funciones que incluyen la autenticación con una tarjeta de identificación, la impresión segura y la impresión pull. Al gestionar los trabajos de impresión mediante un servidor de red seguro, los usuarios pueden procesar sus documentos desde cualquier MFP de Sharp en el momento y lugar que les convenga, haciendo que la gestión de documentos sea más segura, eficiente y fácil de usar.
La mayor precisión de color posible junto con la alta calidad de la reproducción en escala de grises era muy importante para Coface, ya que la empresa utiliza tanto su logotipo en color como en escala de grises. Además de mejorar la productividad de la impresión y aumentar la seguridad y la eficacia, la solución era asequible y ahorraba costes gracias a la reducción de los residuos y el mal uso.
Los beneficios
La elección de una solución Sharp, en este caso, presenta una serie de ventajas, según la Coface:
Seguridad mejorada
Un entorno de impresión seguro garantiza el manejo de documentos sensibles. Con diferentes niveles de autorización, la solución de gestión de impresión de Sharp protege contra el escaneo, la impresión y la copia no autorizados.
Para Coface, cada trabajo de impresión contiene datos confidenciales de sus clientes, por lo que su visualización, intencionada o no, podría ser perjudicial. El módulo de autenticación con tarjeta de identificación garantiza la seguridad de la impresión y la capacidad de extracción, por lo que los trabajos de impresión ya no esperan en las bandejas a que el propietario los recupere.
Impresión pull
La función de impresión "pull" eliminó el problema de los documentos olvidados o mal impresos, ya que requiere que el usuario se autentique al liberar su trabajo de impresión. Según el director de TI de Coface, Szilárd Pozsgai, los empleados se sienten animados a tomar decisiones de impresión responsables.
Además, el sistema de contabilidad de Sharp ayudó a reducir los costes de impresión gracias a sus sencillas reglas de ahorro. La contabilidad de costes permitió a Coface tener una visión global de su entorno de impresión. La empresa puede analizar los costes y comprender los hábitos de impresión de sus empleados y cómo se utiliza cada dispositivo multifuncional.
Retorno de la inversión
La reducción de las impresiones innecesarias y costosas al permitir que los usuarios se sientan responsables de lo que imprimen fue uno de los factores clave del éxito. Gracias a que los usuarios pueden compartir dispositivos de impresión de forma segura, Coface redujo su flota de impresoras, consiguiendo un ahorro significativo y mejorando la seguridad de su flujo de trabajo documental.
Descubra las soluciones de Sharp en su país y ayude a perfeccionar su negocio a través de una tecnología innovadora.
