El procesamiento de la correspondencia puede llevar mucho tiempo, sea cual sea el tamaño de su empresa, por lo que hemos añadido una solución de correo digital para todos.
Todas las empresas generan una gran cantidad de correspondencia, cartas que deben llegar a la persona adecuada, ser abiertas y, a continuación, ser procesadas. Si no dispone de un sistema de gestión de la correspondencia, ésta puede quedarse sin abrir o perderse, causando retrasos o creando problemas.
Una solución de correo digital captura toda la información de su correo automáticamente y la distribuye a las personas adecuadas. Y la solución de Sharp también puede exportar el correo a la aplicación que se utilizará para procesar el correo, por ejemplo, su sistema de contabilidad si el elemento de correo es una factura. Un miembro del equipo escanea las cartas y el software inteligente hace el resto.
La solución de correo digital de Sharp forma parte de la cartera de soluciones de flujo de trabajo optimizado de Sharp, que incluye opciones para cada tamaño y tipo de empresa.
Cómo funciona
Cuando llega el correo, se abre y se escanea. La información importante se extrae automáticamente, como el nombre del destinatario y la fecha, mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El sistema envía un correo electrónico al destinatario para informarle de que ha recibido un nuevo correo.
Este correo electrónico contiene un hipervínculo a una versión digital del correo que ahora se almacena de forma segura e indexada en el Sistema de Gestión de Documentos de la Sala de Correo Digital.
Para el correo que llega digitalmente, los "buzones" de correo electrónico (por ejemplo, invoices@companyname) también pueden ser "vigilados" y su contenido puede ser procesado y entregado utilizando el mismo flujo de trabajo que el correo físico escaneado.
Beneficios, seguridad y eficiencia
Una de las principales ventajas de la solución de correo digital de Sharp es que crea un registro de auditoría completo que muestra cuándo se recibió el correo, quién era el destinatario y cuándo se le notificó; algo que no es posible en una oficina tradicional basada en papel. Además, el sistema puede configurarse para enviar recordatorios y notificaciones automáticas si no se da curso a un correo en un plazo determinado.
Tener todo el correo almacenado en un repositorio de datos digital seguro y auditable es una mejor manera de gestionar la información confidencial y de mejorar la seguridad de los documentos en general, porque elimina el error humano y la posibilidad de que el correo llegue a la persona equivocada.
También significa que el correo es rápido y fácil de encontrar. Una vez almacenado de forma segura en un lugar centralizado, el correo puede encontrarse, recuperarse y circular siempre que sea necesario. Si un compañero deja la empresa, cualquier persona que lo necesite podrá acceder a su correo, siempre que el administrador del sistema le haya concedido permiso de usuario.
Las personas pueden recibir el correo cuando no están en la oficina. Todo el mundo puede buscar y ver su correo en cualquier dispositivo conectado, incluidos los teléfonos inteligentes y las tabletas, por lo que las personas que trabajan desde casa o viajan con frecuencia no tienen un retraso en la recepción de su correo.
Una vez procesado el correo, no es necesario el costoso archivado manual ni el almacenamiento externo, y el sistema garantiza que los documentos se conservan durante el periodo establecido por la ley.
Y, quizá la ventaja más obvia, una sala de correo digital ahorra tiempo. Especialmente para las empresas que manejan grandes volúmenes de correo, éste puede clasificarse y distribuirse rápidamente, aumentando la agilidad del negocio.
Para obtener más información sobre la digitalización de su correo y solicitar una demostración, póngase en contacto con nosotros.
