El éxito de una reunión de negocios va más allá de llegar a tiempo y sentarse a la mesa. El Dr. Nigel Oseland, psicólogo ambiental de Workplace Unlimited, analiza las sencillas maneras en que las empresas de todos los tamaños pueden hacer que las reuniones sean más exitosas.
Si las reuniones son tan improductivas, ¿realmente las necesitamos? Hay una gran cantidad de pruebas y consejos en los libros de gestión sobre los motivos por los que nos reunimos, que pueden resumirse en: compartir conocimientos, tomar decisiones importantes, aportar ideas, tratar asuntos personales y socializar.
Todas estas actividades son cruciales para un grupo de personas. Así pues, la respuesta corta es que sí, necesitamos reuniones, sólo tenemos que mejorarlas. Tenemos que prepararlas mejor. Hay cinco pasos engañosamente sencillos para organizar una reunión, que conducirán a un resultado mucho mejor:
1. Compartir la información con antelación
Comparta siempre un orden del día. Cuando Sharp preguntó a la gente por las razones de las malas reuniones, un tercio dijo que era porque no se compartía la información de antemano. ¿Cómo sabe la gente si debe asistir a la reunión si no sabe de qué se trata? Sin un orden del día, la gente puede encontrarse en una reunión durante una hora pensando "por qué estoy aquí, no necesito estar aquí". Es entonces cuando se desconectan.
2. Limite las invitaciones
Muchas reuniones se vuelven improductivas porque hay demasiadas personas invitadas, o no se invita a las personas adecuadas. Esto resulta aún más problemático cuando se trata de una reunión virtual y es más difícil saber quién se ha unido y quién está hablando. Limita los asistentes a los que son esenciales para hacer avanzar un proyecto.
A veces se invita a personas a las reuniones por cortesía, no por necesidad. Si tienes la tentación de invitar a alguien sólo por su antigüedad, pregúntale si prefiere ver el acta después para revisarla. Entonces, depende de ellos. Algunas personas creen que no pueden rechazar una invitación a una reunión, incluso cuando sospechan que la reunión será una pérdida de tiempo. Sé un asistente responsable a las reuniones, además de un organizador responsable. Si no estás seguro de tener que estar allí, pide el orden del día.
3. Evite las reuniones consecutivas
Considere si necesita empezar a la hora en punto y si hay personas que han utilizado la sala antes que usted. En las organizaciones que celebran reuniones consecutivas en la misma sala, los primeros diez minutos de cada reunión siempre se pierden porque se dedican a cambiar. Evita esto comenzando a los 15 minutos de la hora.
A menudo, si se utilizan equipos audiovisuales o informáticos, puede haber un retraso en la preparación. Si sabes que puedes tener retrasos con los equipos informáticos, haz que los primeros 10 minutos de la reunión sean de trabajo en red para los participantes mientras te organizas.
4. Acortar el tiempo
Hay muchas investigaciones -por ejemplo, las de Tony Schwartz y el Proyecto Energía- que indican que sólo podemos mantener el máximo rendimiento durante 90 minutos. En la encuesta de Sharp, la mayoría de la gente dijo que no podía concentrarse durante más de 45 minutos. Si tienes que celebrar una reunión más larga, organiza una variedad de actividades y líderes de la reunión e incluye descansos para que la gente digiera lo que se ha dicho. Nadie quiere estar en una de esas reuniones de dos horas en las que al final se ha olvidado lo que se dijo al principio.
5. Utilice diferentes áreas
En la encuesta de Sharp, dos tercios de las personas afirmaron que no disponen de diferentes tipos de salas de reuniones para los distintos tipos de reuniones. Las reuniones que tienen propósitos diferentes tienen requisitos distintos y se beneficiarán de una disposición diferente. Por ejemplo, una reunión creativa requiere un espacio con más color y estimulación. Sabemos por la investigación biofílica que la luz del día, las plantas y los materiales naturales pueden ayudar al proceso creativo. Las reuniones personales requieren un entorno más doméstico que establezca un tono más amigable. Esto es obviamente inapropiado para una reunión de la junta directiva, que requerirá una disposición más formal del mobiliario.
Piensa en los mensajes subconscientes que la gente recibe de un espacio. Para una reunión creativa, ¿realmente quieres que la gente se siente en una mesa y sillas? Si quieres una reunión breve, una zona de pie deja claro a todos que se trata de una reunión rápida y activa. En un espacio informal es más probable que la gente tome una decisión rápida y siga adelante.
Los cinco pasos anteriores son sólo el comienzo de la conversación. Explore nuestra amplia gama de pantallas interactivas Sharp y póngase en contacto con nosotros para concertar una demostración.
